Wie bitte? Nur 8 Notizbücher? Das soll reichen? Und dann auch noch bei über 22500 Evernote-Notizen?

Via Fernwartung hatte ich die Aufgabe ein Programm für die Datensicherung / inkrementelle Synchronisierung einzurichten.
Damit die Sicherungsprofile alle wichtigen Daten (und gerade die, die sich ständig verändern) enthalten, stöberte ich mit dem Rechner-Eigner über die Festplatte. Heraus kamen dabei einige Sicherungsprofile, nach Wichtigkeit getrennt.
Da naturgemäß beim ersten Lauf eines Datensicherungsprofils viel Leerlaufzeit ist, habe ich die Chance genutzt und nachgefragt.

Beim Stöbern sah ich das der Eigner Evernote nutzt und mich interessierte wie er so vorgeht.
Als Erstes sah ich das er nur sehr wenige Haupt-Notizbücher benutzt, aber über 22500 Notizen in Evernote aufbewahrt.
Die 8 Haupt-Notizbücher sind „Alle neuen Eingänge“, „1 – Heute“, „2 – Diese Woche“, „3 – In Kuerze“, „4 – Irgendwann“, „5 – Lesestoff“, „6 – Projekte“, „7 – Archiv“. Alle Notizbücher sind synchronisierte Notizbücher.
Damit alle Notizen auf anderen Endgeräten wie Smartphone und Tablet verfügbar sind, verzichtet der Eigner auf lokale Notizbücher.

Durch diese Aufteilung wird sich auf das Gewünschte konzentriert und man wird nicht von Tausenden Notizen in einem Notizbuch „erschlagen“.
Es gibt auch Evernote-Anwender die die 1-Ordner-Lösung verfolgen, nicht nur in Evernote – auch im Mailprogramm. Die heutigen digitalen Helferlein verfügen ja meist über eine recht effiziente und schnelle Suchfunktion.

Manche der Evernote-Haupt-Notizbücher beinhalten weitere Notizbücher und bilden dann einen Stapel, der wiederum die Anzahl der Notizen eingrenzt.
Hier zeige ich nun auf, welche Inhalte (Notizen) wo liegen und warum.
Neben „Alle neuen Eingänge“ [das definierte Standardnotizbuch] (hier ‚landen‘ Dinge wie Web-Auschnitte via Web Clipper und an das Evernote-Konto weitergeleitete E-Mails), existieren noch:

• „1 – Heute“
  Da braucht man nicht viel zu schreiben. Unter-Notizbücher sind hier auch nicht angelegt.
• „2 – Diese Woche“
  Auch hier kann man sich denken was dort reingehört. Weitere Unter-Notizbücher gibt es hier auch nicht.
• „3 – In Kuerze“
  Neben anderen Notizen, existiert hier ein Unter-Notizbuch „Erinnerungen“ in dem Notizen mit gesetzter Erinnerung liegen.
• „4 – Irgendwann“
  enthält Notizen, die als Anregung dienen. Sei es für kommende Projekte, Reise- und sonstige -Ziele, wo aber noch noch nicht feststeht ob diese überhaupt umgesetzt werden. Notizen mit einem Umsetzungsziel liegen im Unter-Notizbuch „Erinnerungen“.
  Darüber hinaus gibt es auch das Unter-Notizbuch „Abwarten“. Hier liegen Notizen wo man noch auf Reaktion von anderen wartet. Ggf. werden auch Erinnerungen gesetzt, damit Mails als Erinnerung eingehen, damit man nachhaken kann.
• „5 – Lesestoff“
  beinhaltet Gesammeltes aus Blogs, Online-Magazinen, Eingescanntes aus Zeitschriften, oder nur Lesezeichen auf Netzfunde (Auch auf Videos oder Newsletter-Beiträge).
• „6 – Projekte“
  „Vorlagen“ und „Entwürfe“ sind Unter-Notizbücher. Dann gibt es noch „Kunden“, worin Kundenspezifische Dinge liegen.
• „7 – Archiv“
  ist der Fundus für langfristige Aufbewahrung.

Generell gilt: 1) Um das Regal zu entlasten werden lesenswerte Artikel aus Zeitschriften eingescannt und der Rest entsorgt.
1) Je nach Fortschritt der Durcharbeitung werden Notizen in andere Haupt-Notizbücher verschoben, evtl. überarbeitet oder auch gelöscht.
2) Notizen erhalten Schlagwörter, die sowohl in der Evernote-Schlagwort-Verwaltung angelegt sind, als auch Individuelle im oberen Bereich des Bodytextes.
3) Aufbewahrungswürdige Notizen wandern nach dem Durchlesen, Abarbeiten und ggf. Ergänzen in „7 – Archiv“.